Kies je fixed price of toch nacalculatie voor je project?
Wanneer je als inkoper, manager of CEO een project inkoopt, moet je een belangrijke keuze maken: kies je voor nacalculatie of een fixed price project? Het verschil tussen deze twee contractvormen heeft invloed op het succes van je project, zowel financieel als qua flexibiliteit. Hier vertellen we wat elk type project inhoudt, waarom nacalculatie vaak goedkoper is en welke risico’s je moet overwegen.
De voor- en nadelen van een nacalculatieproject
Een nacalculatieproject wordt gefinancierd op basis van de werkelijke uren en kosten die tijdens de uitvoering van het project worden gemaakt. Dit betekent dat je alleen betaalt voor wat daadwerkelijk is uitgevoerd, zonder vooraf een bedrag vast te leggen. Klinkt aantrekkelijk, toch? Het heeft, zoals alles, voor- en nadelen.
Pro: Je betaalt alleen voor het werk dat is gedaan, wat vaak goedkoper is dan een vaste prijs.
Pro: Specificaties kunnen tijdens het project worden aangepast. Dit biedt ruimte voor verbeteringen en wijzigingen.
Pro: Als klant ben je gedurende het project intensief betrokken, wat je in staat stelt om het eindresultaat actief vorm te geven.
Con: De uiteindelijke kosten zijn pas achteraf bekend
Con: Het kan voor inkopers en managers moeilijk zijn om een nauwkeurige begroting te maken, wat leidt tot minder budgetzekerheid.
Con: Door de mogelijkheid om tijdens het project specificaties te bepalen en te wijzigingen, kunnen de kosten oplopen.
Con: Risico is geen deel van de overeenkomst. Verbeteringen, modificaties en reparaties worden doorbelast aangezien ze niet zijn gedekt door een risico-opslag
De voor- en nadelen van een fixed price project
Bij een fixed price project wordt vooraf een vast bedrag afgesproken voor het hele project. Dit biedt zekerheid, maar kan je ook beperken in flexibiliteit.
Pro: Je weet precies hoeveel het project zal kosten, ongeacht het aantal uren of materialen.
Pro: De specificaties en voorwaarden staan vast, wat voor zowel klant als opdrachtnemer helderheid biedt.
Con: Omdat de opdrachtnemer zich voor risico’s moet indekken, wordt er vaak een extra marge toegevoegd aan de prijs.
Con: Wijzigingen in specificaties tijdens het project passen niet in het budget of leiden vaak tot meerkosten door gebrek aan flexibiliteit.
Con: Het is vaak aan het begin van een project nog niet duidelijk wat precies nodig is, waardoor een vaste prijs inschatten niet realistisch is.
Kies je fixed price of juist nacalculatie?
In de praktijk is het vaak zo dat in de eerste fase van een project de exacte vereisten nog niet duidelijk zijn. Wel wat je wilt bereiken, maar niet de details. Dit maakt het bijna onmogelijk om een fixed price in te schatten, omdat de scope van het project te vaag is.
Een nacalculatie biedt hier uitkomst. Doordat de kosten afhankelijk zijn van de daadwerkelijke uitvoering, kan het project flexibeler worden aangepast aan veranderende behoeften en inzichten. En omdat je enkel betaalt voor wat er daadwerkelijk gebeurt, is het vaak een voordeliger optie voor zowel de klant als de opdrachtnemer.
Zijn de productomvang en specificaties wel duidelijk? Kies dan voor een fixed price. Dan heb je ook absolute budgetzekerheid.
Fixed price, nacalculatie, of toch hybride?
Zoals je leest is er niet één goed antwoord. Elke contractvorm heeft zijn voor- en nadelen. Nacalculatie biedt flexibiliteit en kan voordeliger uitvallen, een fixed price geeft juist zekerheid over de kosten.
Een hybride aanpak kan in sommige gevallen de beste oplossing zijn. Start een project op basis van nacalculatie tot je helderheid hebt over de exacte specificaties en omvang. Helder? Dan kun je overstappen naar een fixed price model om budgetzekerheid te garanderen. Dit biedt voor jou het beste van beide werelden: flexibiliteit in de beginfase en voorspelbaarheid in de uitvoeringsfase.
